Casi todas las empresas que usan Microsoft 365 pagan más de lo que necesitan, y no por descuido grave, sino porque es más fácil poner a todo el mundo en el mismo plan que decidir plan por plan. El resultado son licencias Premium para personas que solo usan correo y Word, y complementos activados "por si acaso". Ajustar esto es de los ahorros más rápidos y sin impacto que existen.
"Poner a toda la plantilla en el mismo plan de Microsoft 365 es la solución fácil, y por eso casi nadie la revisa después. Cuando clasificas a la gente por cómo trabaja de verdad, el ahorro aparece sin que nadie pierda una función que usaba. Es de los ajustes que más me gusta hacer porque no tiene parte negativa."
— Germán Fernández, cofundador de AGF Conecta
Qué distingue a los planes, en la práctica
- Planes básicos (tipo Business Basic): correo, versiones web de las aplicaciones y almacenamiento. Suficiente para perfiles que trabajan sobre todo en el navegador.
- Planes estándar (tipo Business Standard): añaden las aplicaciones de escritorio instaladas. Necesarios para quien vive en Excel, Word o PowerPoint todo el día.
- Planes Premium: suman seguridad avanzada, gestión de dispositivos y control de acceso. Se justifican por política de seguridad, no por productividad individual.
- Complementos: llamadas telefónicas, salas, herramientas de análisis. Cada uno es una línea de coste que debería tener un motivo concreto.
Antes y después de revisar las licencias
Cómo hacer el ajuste sin dejar a nadie corto
Parte del listado de usuarios y clasifícalos en tres grupos: navegador, escritorio y seguridad reforzada. Contrasta con cada responsable qué aplicaciones usa su equipo de verdad. Baja de plan a quien encaje en un nivel inferior, libera las licencias de personas que ya no están y desactiva los complementos sin uso. El cambio de plan es reversible en minutos, así que el riesgo es bajo.
Cómo se conecta con tu sistema de captación
Tu sistema de captación y automatización de AGF Conecta no se ve afectado por este ajuste: es infraestructura de puesto de trabajo. La revisión de licencias de Microsoft 365 es una de las áreas del servicio de Optimización de Costes, junto con telecomunicaciones, infraestructura y software de gestión.
Preguntas frecuentes
¿Bajar de plan a un empleado le quita archivos o correo?
No. El correo, los archivos de OneDrive y los datos se mantienen. Lo que cambia es si tiene las aplicaciones instaladas en el equipo o solo la versión web.
¿Cuánto se suele ahorrar solo con este ajuste?
Depende del reparto actual de planes, pero es habitual recuperar una parte relevante del gasto en licencias sin que nadie pierda una función que use.
¿Y si alguien necesita puntualmente una aplicación de escritorio?
Se puede subir su plan cuando lo necesite y volver a bajarlo después. Los cambios de licencia son flexibles y no requieren compromiso anual por usuario.
¿Los planes Premium no son necesarios por seguridad?
Depende de tu política. Si necesitas gestión de dispositivos y control de acceso avanzado, sí. Si no, muchas de sus funciones no se están usando y el coste no se justifica para todos los perfiles.
¿Esto hay que repetirlo cada año?
Sí, idealmente antes de la renovación. Las plantillas cambian, la gente entra y sale, y las licencias tienden a acumularse si nadie las revisa.
En resumen
Poner a toda la plantilla en el mismo plan de Microsoft 365 es cómodo y caro. Clasificar a las personas por uso real —navegador, escritorio, seguridad reforzada—, liberar licencias de quien ya no está y desactivar complementos sin uso recupera gasto en días y sin impacto operativo.
Si quieres revisar tus licencias, conoce Optimización de Costes o solicita una consultoría gratuita.