Pregunta a la dirección de una empresa de servicios cuáles son sus mejores clientes y casi siempre responderá con los que más facturan. Pero facturar más no es dejar más margen. Un cliente grande que consume el doble de horas de las previstas y arrastra gastos de proyecto puede ser menos rentable que uno mediano y ordenado. Zoho Analytics permite ver esa diferencia con datos, no con intuición.
"Me ha tocado enseñarle a más de un cliente que su cuenta más grande no era la que más margen dejaba, y la cara que ponen al verlo en un cuadro en vez de intuirlo es justo la razón por la que insisto tanto en cruzar horas, gastos y facturación antes de decidir nada."
— Germán Fernández, cofundador de AGF Conecta
Qué hace falta para medir la rentabilidad real
- Horas registradas por cliente: el tiempo que el equipo dedica a cada cuenta, no una estimación.
- Gastos imputados al proyecto: subcontratas, licencias específicas, desplazamientos, ligados a la cuenta que los generó.
- Facturación por cliente: lo emitido y lo cobrado, con su calendario.
- Coste por hora del equipo: para convertir las horas en coste real.
- Un cuadro que lo cruce todo: Zoho Analytics toma esos datos de CRM, Projects y Books y calcula el margen por cliente.
Antes y después de medir el margen por cliente
Cómo se conecta con tu sistema de captación
Tu sistema de captación y automatización de AGF Conecta trae y califica a los prospectos. Zoho Analytics trabaja en el otro extremo: una vez son clientes, cruza lo que cuesta atenderlos con lo que pagan, y esa foto ayuda a decidir a qué perfil de cliente conviene dedicar más esfuerzo comercial.
Preguntas frecuentes
¿Necesito que el equipo registre horas con precisión para esto?
Sí, es la base. No hace falta cronometrar al minuto, pero sí un registro honesto por cliente y proyecto. Sin eso, la rentabilidad es una estimación, no un dato.
¿Zoho Analytics es una herramienta aparte que hay que aprender?
Está dentro de Zoho One y se alimenta solo de CRM, Projects y Books. Los cuadros de mando se configuran una vez y después se consultan; no requiere manejo diario.
¿En cuánto tiempo tengo datos útiles?
En cuanto haya uno o dos meses de horas y gastos bien registrados. A partir de ahí el cuadro de rentabilidad se vuelve fiable y se puede comparar entre clientes.
¿Esto sirve para empresas pequeñas o solo para las grandes?
Sirve especialmente para las pequeñas, donde un par de clientes poco rentables pesan mucho en la cuenta de resultados y conviene detectarlos pronto.
¿Qué hago cuando descubro un cliente que da pérdidas?
Tienes opciones: renegociar la tarifa, ajustar el alcance del servicio, cambiar el modelo de facturación o, si nada encaja, dejar de trabajar con esa cuenta. Lo importante es decidir con el dato delante.
En resumen
El cliente que más factura no siempre es el que más margen deja. Zoho Analytics cruza horas, gastos y facturación por cuenta para mostrar la rentabilidad real, y con esa foto las decisiones de tarifa, alcance y foco comercial dejan de ser intuición.
Si quieres saber qué clientes te dejan margen de verdad, conoce el servicio de Zoho One o solicita una consultoría gratuita.