En una agencia, el trabajo real vive repartido: las tareas en una herramienta, las horas en una hoja, los archivos en otra carpeta y el estado de cada proyecto en la cabeza de quien lo lleva. Funciona hasta que hay varios proyectos a la vez, entra gente nueva o un cliente pregunta cómo va lo suyo y hay que reconstruir la respuesta. Zoho Projects junta fases, entregables y horas en un mismo sitio.
"Cuando el estado de un proyecto solo existe en la cabeza de quien lo lleva, cualquier pregunta de un cliente se convierte en una reconstrucción urgente. Prefiero que esa respuesta esté siempre disponible en el sistema, no en la memoria de nadie."
— Germán Fernández, cofundador de AGF Conecta
Qué ordena Zoho Projects en una agencia
- Proyectos por fases: cada proyecto o retainer con sus etapas, hitos y fechas, visible de un vistazo.
- Tareas con responsable y plazo: quién hace qué y para cuándo, sin listas paralelas.
- Registro de horas por tarea: el tiempo se imputa al proyecto y al cliente en el momento, no al final del mes.
- Entregables y archivos ligados al proyecto: sin buscar la última versión en el correo.
- Vista de carga del equipo: quién está saturado y quién tiene hueco, para repartir mejor.
- Acceso para el cliente si se quiere: una vista controlada del avance, sin cadenas de correos de seguimiento.
Antes y después de centralizar en Projects
Cómo se conecta con tu sistema de captación
Tu sistema de captación y automatización de AGF Conecta gestiona la parte comercial hasta que el cliente firma. Zoho Projects toma el relevo: convierte ese cliente cerrado en un proyecto con fases, tareas y horas, y esas horas alimentan después la facturación en Zoho Books.
Preguntas frecuentes
¿Projects sirve para retainers o solo para proyectos con fin?
Sirve para ambos. Un retainer se configura como un proyecto recurrente con bolsas de horas mensuales y sus tareas, y se ve el consumo frente a lo contratado.
¿El equipo va a tener que registrar horas sí o sí?
Para saber la rentabilidad de cada cuenta y facturar bien, sí. El registro está pensado para hacerse en segundos al cerrar cada tarea, no como un parte largo.
¿Se integra con la facturación?
Sí. Dentro de Zoho One, las horas y los hitos de Projects pasan a Zoho Books para facturar por horas o por entregas sin volver a introducir datos.
¿Puedo dar acceso a los clientes sin que vean todo?
Sí. El acceso de cliente es una vista limitada: ve el avance, los hitos y lo que decidas compartir, no las tareas internas ni las horas.
¿Cuánto cuesta poner en marcha Projects en una agencia?
La configuración base —plantillas de proyecto, fases tipo, registro de horas— suele estar operativa en pocas semanas. Lo que lleva más es acostumbrar al equipo a imputar horas a diario.
En resumen
Zoho Projects reúne fases, tareas, entregables y horas de cada proyecto en un solo lugar, de modo que el estado deja de vivir en la cabeza de quien lo lleva. Dentro de Zoho One, esas horas conectan con la facturación y con el análisis de rentabilidad por cliente.
Si en tu agencia el estado de los proyectos se reconstruye cada vez que alguien pregunta, conoce el servicio de Zoho One o solicita una consultoría gratuita.