El gasto en software casi nunca se decide de golpe. Crece suscripción a suscripción: una herramienta para un proyecto, un plan que se subió "temporalmente", asientos de un equipo que ya no es tan grande, una app que trajo alguien que se fue. Rara vez se da algo de baja. El resultado, en una empresa de 10 a 250 personas, es una factura mensual de SaaS que nadie revisa entera y en la que suele haber entre un 15 % y un 30 % de gasto recuperable sin tocar nada crítico. Auditarlo es un ejercicio ordenado de cinco pasos.
"El gasto en software nunca se decide de golpe, se acumula suscripción a suscripción hasta que nadie sabe ya para qué sirve la mitad. No hace falta cancelar nada a lo loco: primero se mira, se entiende el uso real, y luego se recorta con criterio."
— Germán Fernández, cofundador de AGF Conecta
Los cinco pasos de una auditoría de costes de software
- 1. Inventario real: lista de todas las suscripciones activas, con proveedor, plan, número de licencias, coste mensual y anual, y responsable interno. La fuente no es la memoria: son los cargos en la tarjeta y las facturas de los últimos doce meses.
- 2. Uso efectivo: por cada herramienta, cuántas licencias están realmente en uso y con qué frecuencia. Aquí aparecen los asientos asignados a personas que ya no están y los planes premium usados al mínimo.
- 3. Solapamientos: qué herramientas hacen lo mismo. Dos gestores de tareas, tres sitios donde se guardan archivos, dos CRM porque cada departamento eligió el suyo.
- 4. Coste total de propiedad (TCO): al coste de licencia se le suma el tiempo del equipo dedicado a mantener integraciones caseras, mover datos entre sistemas y montar informes manuales. Ese trabajo es parte del coste de esa herramienta.
- 5. Priorización: cada oportunidad de ahorro ordenada por impacto, esfuerzo y riesgo. Primero lo que ahorra dinero sin afectar a nadie: licencias muertas, planes sobredimensionados, duplicidades claras.
Antes y después de auditar el stack
Qué se hace con el resultado
La auditoría no es el fin, es el mapa. A partir de ahí se ejecutan las mejoras aprobadas: dar de baja lo que no se usa, bajar planes, unificar herramientas duplicadas y renegociar contratos con margen. En Optimización de Costes este trabajo se estructura en cuatro fases —diagnóstico, mapa de costes (AGF Cost Map), mapa de oportunidades y implantación— y cubre no solo software de gestión, sino también Microsoft 365 y CRM, ERP y aplicaciones SaaS.
Cómo encaja con tu operación
La auditoría se hace sin interrumpir el trabajo del equipo: se parte de las facturas y de una revisión de uso, no de parar herramientas. Los cambios se aplican después, uno a uno y con el visto bueno de cada responsable, para que nadie se quede sin una herramienta que necesita.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se suele recuperar en una auditoría de software?
Varía según el desorden de partida, pero en empresas que nunca han hecho este ejercicio suele haber un margen real de ahorro en el gasto de SaaS que se puede recuperar sin afectar a la operación — a menudo más del que se espera antes de mirarlo con detalle.
¿Necesito dar acceso a todas mis herramientas?
No necesariamente. Con las facturas de los últimos doce meses y una revisión de uso por herramienta (número de usuarios activos, principalmente) se puede construir el inventario y detectar la mayoría de oportunidades.
¿Y si al bajar un plan pierdo una función que sí usamos?
Por eso el paso de uso efectivo es previo al recorte. Antes de tocar un plan se confirma con el responsable qué funciones se usan de verdad. Si una función es necesaria, ese plan no se toca.
¿Esto es puntual o hay que repetirlo?
Conviene repetirlo de forma periódica, al menos una vez al año o antes de las grandes renovaciones, porque el stack vuelve a crecer solo. Una vez hecho el inventario base, las revisiones siguientes son mucho más rápidas.
¿Incluye telecomunicaciones e infraestructura o solo aplicaciones?
La auditoría de software es una parte. El servicio completo de Optimización de Costes cubre además telecomunicaciones, infraestructura y proveedores, y procesos manuales automatizables.
En resumen
Auditar el gasto en software es un ejercicio de cinco pasos: inventariar lo que pagas, medir lo que se usa, detectar solapamientos, calcular el coste total real y priorizar dónde recortar por impacto y riesgo. Bien hecho, recupera entre un 15 % y un 30 % del gasto en SaaS sin afectar a la operación.
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